Polish law allows one person to operate a single JDG covering any number of business activities and any number of clients. If you already have a JDG — for example, for your antiques sales business — you do not register a new one. You extend the existing JDG to cover the Sponic services. Three checks:
70.22.Z (business and management consultancy), 73.11.Z (advertising agency activities), or 74.90.Z (other professional, scientific and technical activities). If none of these are listed, add them — the CEIDG change-of-entry (wniosek o zmianę wpisu) is free and takes ~15 minutes. New codes become effective on submission.If all three checks pass for your existing JDG, you can skip Sections 1–4 and proceed straight to Section 5 (bank account) or Section 6 (invoicing).
Polskie prawo pozwala jednej osobie prowadzić jedną JDG obejmującą dowolną liczbę aktywności gospodarczych i dowolną liczbę klientów. Jeśli już masz JDG — np. dla swojej działalności sprzedaży antyków — nie rejestrujesz nowej. Rozszerzasz istniejącą o usługi dla Sponic. Trzy kontrole:
70.22.Z (pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania), 73.11.Z (działalność agencji reklamowych) lub 74.90.Z (pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna). Jeśli żaden z tych kodów nie jest wpisany, dodaj je — wniosek o zmianę wpisu w CEIDG jest bezpłatny i zajmuje ~15 minut. Nowe kody są skuteczne po złożeniu.Jeśli wszystkie trzy kontrole wypadną pomyślnie dla Twojej istniejącej JDG, możesz pominąć Sekcje 1–4 i przejść bezpośrednio do Sekcji 5 (konto bankowe) lub Sekcji 6 (fakturowanie).
As discussed during onboarding, your engagement with Sponic Gardens, Inc. will be structured as a Polish business-to-business (B2B) relationship between your sole proprietorship and the Company. To make this work, you need to register as a sole proprietor in Poland — a jednoosobowa działalność gospodarcza ("JDG").
Why JDG? It gives you (a) the lowest tax and contribution burden during the first six months (only health insurance, ~PLN 350/mo), (b) simple monthly invoicing, (c) full autonomy over your hours, location, and methods, and (d) a clean transition path to umowa o pracę with the Polish subsidiary when it is established. You retain the freedom to take other clients — and you are encouraged to do so.
This document walks you through the five steps to set up. The whole process takes about two hours of your time, is done entirely online, and is free of charge.
Zgodnie z ustaleniami onboardingowymi, Twoja współpraca z Sponic Gardens, Inc. będzie zorganizowana jako relacja typu business-to-business (B2B) między Twoją jednoosobową działalnością gospodarczą a Spółką. Aby to działało, musisz zarejestrować się jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ("JDG").
Dlaczego JDG? Daje (a) najniższe obciążenie podatkowe i składkowe przez pierwsze sześć miesięcy (tylko składka zdrowotna, ~350 PLN/mies.), (b) proste comiesięczne fakturowanie, (c) pełną autonomię w zarządzaniu czasem, miejscem i metodami pracy oraz (d) prostą ścieżkę przejścia na umowę o pracę z polską spółką zależną po jej utworzeniu. Zachowujesz swobodę przyjmowania innych klientów — zachęcamy do tego.
Ten dokument prowadzi Cię przez pięć kroków konfiguracji. Cały proces zajmuje około dwóch godzin Twojego czasu, odbywa się całkowicie online i jest bezpłatny.
Go to: biznes.gov.pl/en/firma/zakladanie-firmy
70.22.Z — Business and management consultancy (main)73.11.Z — Advertising agency activities74.90.Z — Other professional, scientific and technical activities01.30.Z — Plant propagationCost: free.
Przejdź do: biznes.gov.pl/pl/firma/zakladanie-firmy
70.22.Z — Pozostałe doradztwo w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania (główny)73.11.Z — Działalność agencji reklamowych74.90.Z — Pozostała działalność profesjonalna, naukowa i techniczna01.30.Z — Rozmnażanie roślinKoszt: bezpłatnie.
At registration you choose your tax regime. We recommend ryczałt od przychodów ewidencjonowanych at 12% for the following reasons:
Alternative: linear tax at 19% on profit (revenue minus expenses). Worth considering only if you have significant deductible business expenses (PLN 1,000+/mo). For your situation, ryczałt is almost certainly cheaper.
Important: you can switch tax forms only in January of each year by submitting a written declaration to your tax office. Choose carefully at registration.
Przy rejestracji wybierasz formę opodatkowania. Zalecamy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w wysokości 12% z następujących powodów:
Alternatywa: podatek liniowy 19% od dochodu (przychód minus koszty). Warto rozważyć tylko, jeśli masz znaczące koszty uzyskania przychodu (1 000+ PLN/mies.). W Twojej sytuacji ryczałt jest niemal na pewno tańszy.
Ważne: formę opodatkowania możesz zmieniać tylko w styczniu każdego roku, składając pisemne oświadczenie w urzędzie skarbowym. Wybierz uważnie przy rejestracji.
The CEIDG-1 form includes your ZUS election; you do not need to file separately. We recommend Ulga na start (start relief), which is the cheapest legal option for a new entrepreneur.
What you get and what you pay:
| Period | What applies | Monthly cost |
|---|---|---|
| Months 1–6 | Ulga na start — only health-insurance contribution. No social-security (ZUS) contributions. | ~PLN 350 |
| Months 7–30 | Mały ZUS+ — preferential reduced ZUS rate. | ~PLN 1,100 |
| Month 31+ | Full ZUS — standard rate. | ~PLN 1,800 |
The system handles the transitions automatically — you will not need to refile when moving from Ulga na start to Mały ZUS+ unless you wish to opt out. (By the time you reach Mały ZUS+, the engagement will likely have transitioned to umowa o pracę with the Polish subsidiary anyway; revisit with Sonia at that point.)
Formularz CEIDG-1 obejmuje Twój wybór ZUS; nie musisz składać oddzielnego wniosku. Zalecamy Ulgę na start, która jest najtańszą legalną opcją dla nowego przedsiębiorcy.
Co otrzymujesz i ile płacisz:
| Okres | Co obowiązuje | Koszt miesięczny |
|---|---|---|
| Miesiące 1–6 | Ulga na start — tylko składka zdrowotna. Brak składek społecznych ZUS. | ~350 PLN |
| Miesiące 7–30 | Mały ZUS+ — preferencyjna obniżona stawka ZUS. | ~1 100 PLN |
| Miesiąc 31+ | Pełny ZUS — standardowa stawka. | ~1 800 PLN |
System obsługuje przejścia automatycznie — nie będziesz musiała ponownie składać wniosku przy przejściu z Ulgi na start na Mały ZUS+, chyba że zechcesz zrezygnować. (Do czasu osiągnięcia Małego ZUS+, współpraca prawdopodobnie zostanie już przekształcona w umowę o pracę z polską spółką; wróć do tematu z Sonią w tamtym momencie.)
You do not legally need a separate business bank account at this revenue scale (under PLN 15,000 monthly turnover), but we recommend opening one to keep personal and business finances clean. Most Polish banks offer free business accounts:
Sponic will send your invoiced amounts via Wise to whichever account you nominate. Wise typically converts USD to PLN at near-mid-market rate; you will receive PLN in your Polish bank account 1–2 business days after the transfer is initiated.
If you already have a personal Polish bank account and prefer to use it, that is acceptable — there is no legal requirement to separate.
Nie masz prawnego obowiązku posiadania oddzielnego konta firmowego przy tej skali przychodów (poniżej 15 000 PLN obrotu miesięcznie), ale zalecamy otwarcie konta dla czystego rozdzielenia finansów osobistych i firmowych. Większość polskich banków oferuje bezpłatne konta firmowe:
Sponic wyśle zafakturowane kwoty przez Wise na konto, które wskażesz. Wise zwykle przelicza USD na PLN po kursie zbliżonym do średniorynkowego; otrzymasz PLN na swoim polskim koncie bankowym w ciągu 1–2 dni roboczych od inicjacji przelewu.
Jeśli masz już osobiste polskie konto bankowe i wolisz z niego korzystać, jest to akceptowalne — nie ma prawnego obowiązku oddzielania.
Each fortnight (every two weeks) you will send Sponic an invoice for hours worked during the preceding pay period. Invoice details:
Submission: email PDF invoice to Sonia Wendorff (and any payments-team alias the Company designates).
Sponic will Wise-transfer payment within 14 days of invoice receipt; typical settlement 1–3 business days after initiation.
Co dwa tygodnie będziesz wysyłać Sponic fakturę za godziny przepracowane w poprzednim okresie rozliczeniowym. Dane faktury:
Składanie: wyślij e-mailem fakturę PDF do Soni Wendorff (oraz na ewentualny alias zespołu płatności wskazany przez Spółkę).
Sponic dokona przelewu Wise w ciągu 14 dni od otrzymania faktury; typowy czas rozliczenia 1–3 dni roboczych od inicjacji.
Monthly:
Yearly:
Accountant. We strongly recommend hiring a Polish accountant to handle monthly ZUS / PIT filings and the annual return. Typical cost for a JDG at your scale is PLN 200–300/mo. Sponic will not provide tax advice — you are personally responsible for compliance with Polish tax and contribution rules. The accountant cost is yours to bear (treated as a deductible business expense if you later switch to linear-tax regime; not deductible under ryczałt but still worth paying for the time saved).
If you would like a recommendation for a Warsaw-based accountant who works with English-speaking founders, ask Sonia and we will share contacts we know of.
Comiesięcznie:
Corocznie:
Księgowy. Zdecydowanie zalecamy zatrudnienie polskiego księgowego do obsługi comiesięcznych rozliczeń ZUS / PIT oraz rocznej deklaracji. Typowy koszt dla JDG w Twojej skali to 200–300 PLN/mies. Sponic nie udziela porad podatkowych — osobiście odpowiadasz za zgodność z polskimi przepisami podatkowymi i składkowymi. Koszt księgowego ponosisz Ty (traktowany jako koszt uzyskania przychodu w przypadku przejścia na liniowy; nie odliczalny w ryczałcie, ale wart zapłaty za zaoszczędzony czas).
Jeśli chciałabyś rekomendację warszawskiego księgowego pracującego z anglojęzycznymi założycielami, zapytaj Sonię i podzielimy się znanymi nam kontaktami.
Estimated monthly take-home from PLN 5,000 of gross invoices (20 hours/week × 60 PLN/h):
| Period | Revenue | ZUS | PIT (12%) | Accountant | Net to you |
|---|---|---|---|---|---|
| Months 1–6 | 5,000 | ~350 | ~624 | ~250 | ~3,775 |
| Months 7–30 | 5,000 | ~1,100 | ~624 | ~250 | ~3,025 |
| Month 31+ | 5,000 | ~1,800 | ~624 | ~250 | ~2,325 |
All amounts in PLN. Cost estimates are illustrative and based on 2026 rates; actual amounts vary slightly month-to-month. Health-insurance contribution is income-dependent under some regimes.
The drop at month 31 will likely not affect you — the engagement is expected to convert to umowa o pracę with the Polish subsidiary within 3–6 months (per §7(d) of the Engagement Letter), well before that threshold.
Szacunkowy miesięczny dochód netto z 5 000 PLN brutto faktur (20 godzin/tydzień × 60 PLN/h):
| Okres | Przychód | ZUS | PIT (12%) | Księgowy | Netto dla Ciebie |
|---|---|---|---|---|---|
| Miesiące 1–6 | 5 000 | ~350 | ~624 | ~250 | ~3 775 |
| Miesiące 7–30 | 5 000 | ~1 100 | ~624 | ~250 | ~3 025 |
| Miesiąc 31+ | 5 000 | ~1 800 | ~624 | ~250 | ~2 325 |
Wszystkie kwoty w PLN. Szacunki są poglądowe i oparte na stawkach z 2026 r.; rzeczywiste kwoty wahają się nieco z miesiąca na miesiąc. Składka zdrowotna jest zależna od dochodu w niektórych reżimach.
Spadek w miesiącu 31 prawdopodobnie Cię nie dotknie — współpraca ma zostać przekształcona w umowę o pracę z polską spółką w ciągu 3–6 miesięcy (zgodnie z §7(d) Engagement Letter), znacznie przed tym progiem.
Questions? Reach out to Sonia directly. For technical Polish tax / ZUS questions, your accountant is the authoritative source.
Pytania? Skontaktuj się bezpośrednio z Sonią. W sprawach technicznych dotyczących polskich podatków / ZUS, Twoj księgowy jest źródłem autorytatywnym.